当ブログ記事では英語でのメールの書き方について英語初級者向けの視点でまとめています。
【初級者向け】英語でビジネスメール これだけでOK
かく言うわたしも英語初級者なのですが、仕事で英語のメールをやり取りしています。
仕方なく勉強を始めてから1か月が経ちました。
今まで仕事でメールのやり取りをする中で、わかったこと、知っておくべき事を共有します。
皆さんはこの内容を理解していただき、私が回り道した分をタイムハックしてください。
相手に理解してもらえる英語メールを書くために大事な2つの事
早速ですが、私たち英語初級者が相手に理解してもらえるメールを書くためには下記2点を抑えておくことが必要です。
- 簡単な表現を使って書く
- 短い文章で書く
この2点を押さえて「相手にとってわかり易い文章を書く」ことが非常に重要です。
相手は自分よりも英語上級者であることも考慮して、
「初級者に見られたくない」
というツマラナイ見栄は捨てて簡単な表現でわかりやすい文章を心がけましょう。
こちらのブログ記事「エンジニアのための覚えておきたい英語」ではその他にもエンジニアがよく使う英語フレーズを例文付きでまとめています。
簡単な表現を使って書く
よく「中学までの英語で事足りる」と言われますが、相手に意志を伝えるにはそれで充分です。
難しい表現やニュアンスを最初に覚えてもその使用頻度は少なく、適切な使い方をしないとわかりにくい文章となってしまいます。
また難しい表現やニュアンスを使えば、相手も同じように難しい表現を使ってくることでしょう。
（相手の方が英語上級者だと尚更です）
なるべく自分が知っている単語や表現、調べたらすぐに納得できるレベルの表現を使って文章を作りましょう。
そしてビジネスなのでプラスアルファで専門用語やビジネス用語を覚えたり、調べたりすればいいのです。
短い文章で書く
長い文章になると文の構造を考える必要が出てきます。
このSがどこのVに掛かる、、etc.受験勉強の長文読解でやりましたよね。
メールは自分で文章を書くことができるので、難しい長文を避けて短い文章で攻めましょう。
その方が自分にとっても書きやすく、相手にとっても読みやすくて わかり易い文章になります。
話題が切れる部分で1行空けたり、うまく箇条書きを使うなどすればビジュアル的にもさらに わかり易いメールとなります。
メールはヒアリングとスピーキング能力は問われないので、特に後述するGoogle翻訳を上手に使うためにも一つひとつの文章を短く書くことを心がけましょう。
グーグル翻訳をうまく使う方法
よくやりがちなのが最初に日本語で長いメール文章を書いて、まるごとグーグル翻訳にぶっ込む方法です。
しかしコレ、やってみるとわかると思いますが非常に不自然になります。
グーグル翻訳は非常に優れた機能ですので、我々英語初級者にとってはコレをうまく使わない手はありません。
この強力な武器であるグーグル翻訳をうまく使いこなす方法について、こちらのブログ記事にて説明します。
→ ブログ記事「【英語初級者の味方】グーグル翻訳の上手な使い方 6つのポイント」
メールでよく使う英語表現
メールでよく使う代表的な表現を把握しておくと、毎回調べなくて済むので業務効率UPできます。
| 英語 | 日本語 | 英語 | 日本語 | |
|---|---|---|---|---|
| reply | 返信 | attachment | 添付 | |
| thank you for ～ | お礼 ～に感謝する | remind | リマインド | |
| send | 送信 | resend | 再送 | |
| receive | 受信 | urge | 催促する |
英吾メールの件名の書き方
ビジネスメールにおいて「件名(subject)」は非常に重要です。
これは英語のメールに限ったことではありませんよね。
皆さん、メールの受信画面を開いた時に、まずざっと件名を見て「ヤバそうなメール」から開いていると思います。
そのため件名には内容が完結に集約されている、そしてわかり易いことが非常に重要です。
用件の単語を最初に持ってくる
パッと件名を見渡したときに、瞬時に用件をわかってもらうにはなるべく文頭に「用件を表す単語」が書いてある必要があります。
そのためメールの内容によって下記の表のような件名の書き出しから始めると、読まれやすい件名になります。
| 用件 | 件名の書き出し 英語 日本語 | 件名の例文 |
|---|---|---|
| 報告 | Report of ～ ～の報告 | Report of Test Result Report of Project Status (プロジェクト進捗状況) |
| 問い合わせ | Inquiry about ～ ～の問い合わせ | Inquiry about Price |
| 通知 | Notification of ～ ～のお知らせ | Notification of New Address Notification of New product |
| 確認 | Confirmation on ～ ～の確認 | Confirmation on Meeting Date Confirmation on Attendance(出欠) |
| 提案 | Proposal for ～ ～の提案 | Proposal for Improvement(改善) Proposal for Countermeasures(対策) |
| 依頼 | Request for ～ ～の依頼 | Request for Catalogue Request for Meeting |
| 質問 | Question about ～ ～の質問 | Question about your proposal |
| 変更 | Change of ～ ～の変更 | Change of Meeting Date Change of Conference Room |
| キャンセル | Cancellation of ～ ～のキャンセル | Cancellation of Order |
| お礼 | Thank you for ～ ～のお礼 | Thank You for Your Visit Thank You for Attending |
また緊急や重要な案件の場合、件名の最初にカッコを使って【Urgent】、【Important】と付けると緊急度や重要度が相手に伝わりやすい表示となります。
これは日本語のメールでも同じですね。
各単語の頭文字を大文字にする
英語の場合、日本語よりも単語の文字数（スペルの数）が多いため、文章が長く見えます。
そんな時に単語を見やすくする効果があるのが
「それぞれの単語の頭文字を大文字にする」
方法です。
前置詞以外の単語の頭文字を大文字にすることで単語が目に入るようになり、瞬間的に意味を捉えやすくなります。
実際に見てみましょう。
【例】
件名：report of project status → Report of Project Status
件名：change of conference room → Change of Conference Room
相手のメール受信フォルダに件名が並んでいる中で、単語の頭文字が大文字になっていると目に留まりやすく、読まれやすいので効果的です。
メールの書き出し【書き方と例文紹介】
その書き出しの挨拶文？ 必要ですか？
英語でメールを書く際の「書き出し」についてです。
日本語のメールでは下記のような文言を見ますよね。
- 拝啓、時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます
- 平素ご高配をうけ賜わりまして、厚く御礼申し上げます
英語のメールを書こうとしたときに、これをそのまま英語に翻訳しようと思ってはいけません。
まず、このような挨拶は本当に要りますか？
そこに疑問を持ちましょう。
エンジニアの人はほとんど使わないと思います。
私はエンジニア畑で客先とのやり取りが無いせいか、入社以来このような表現を使った記憶がありません。
最近では対客先についてもこのような挨拶は減っていると思います。
海外ではこのような挨拶は不要なので気にしないで大丈夫です。
業務に即した書き出しが一番自然です
あまり意味のない書き出しを書いても時間と労力の無駄と思います。
どうせなら意味がある、業務に関連があることから書いた方がよいでしょう。
久しぶりのメールで いきなり案件から入るのが不自然な場合には、
「久しぶりです、元気ですか？」
から入るとよいでしょう。
【例文】
My name is “○○” at ABC Co.,Ltd.
ABC社の○○と申します。
It’s been a long time since we met last time.
お久しぶりです。ご無沙汰しています。
Cf) ” Long time no see” だと少しフレンドリーなので上記の方がビジネス向きです。
I am writing this email because I would like to introduce the new product to you.
新製品を紹介したいのでこのメールを書いています。
It was pleasure to meet you yesterday.
昨日は打合せしていただきうれしく思います。
Thank you for meeting last week.
先週は打合せしていただきありがとうございました。
How is the DEF project going after last meeting.
前回の打ち合わせ後、DEFプロジェクトの状況はいかがですか？
受信したメールに返信する時の書き出し例文
既にやり取りが始まっている場合、その流れで書き出しましょう。
一番簡単なのが ” Thank you for ～ ” で書き出す方法です。
自然で相手の心象も良く、自分が英語初級者の場合でも一番使いやすく考える時間も掛かりません。
メールを受け取った相手にとっても、いきなり次のような文章を受け取るよりも、感謝の挨拶をされた方がうれしいはずです。
“The answer to your email is below.”
あなたのメールに対する回答は以下です。
（自分が怒っている、あまりよく思っていない雰囲気を相手に”それとなく”伝えたい場合、テクニックとしてアリかもしれません）
” Thank you for ～ “は非常に便利な表現なので使えるようにしておきましょう。
また返信が遅れた場合などは ” Sorry for my late reply ” で書き出すと自然な流れになります。
【例文】
Thank you for your email/message/reply.
メール/メッセージ/返信ありがとうございます。
Thank you for your quick response.
すばやい対応ありがとうございます。
Thank you for your cooperate.
ご協力ありがとうございます。
Sorry for my late reply.
返信が遅れてすみません。
さらに丁寧に謝罪を表現したい場合に便利な ” Apologies for ～”
” Sorry for ～” について紹介しましたがビジネスでは” Apologies for ～” がさらに丁寧となり、よく使う表現です。
こちらも便利なので例文を紹介します。
「何回もメールしてすみません」くらいのニュアンスであれば、”Sorry for” の方が近いです。
【例文】
Apologies for urging many times.
何度も催促して申し訳ありません。
Apologies for changing many times.
何度も変更して申し訳ありません。
本文を書く時の注意点
本文については冒頭でも述べたように、
- 簡単な表現を用いて書く
- 短い文章で書く
この2点を押さえて「相手にとってわかり易い文章を書く」ことが非常に重要です。
簡潔に、回りくどい表現を避けて単刀直入に書きましょう。
相手は自分よりも英語上級者であることも考慮します。
難しく書くとおそらく難しい返信が帰ってきます（笑）。
グーグル翻訳をうまく使いこなしましょう。
文末、結びの英語表現
文末の英語表現
メール本文で用件を書いただけだと、尻切れのような印象になるので最後を締めくくる例文をまとめておきます。
特に難しく考えずに、何となくシックリくるものをコピペして使ってください。
この3つの例文で大抵の場合は乗り切れるはずです。
【例文】
Thank you for your cooperate.
ご協力ありがとうございます。
Cf) ” Thank you for ～ “はココでも使えるので便利です。
内容に合わせて～の部分に単語を入れるといいでしょう。
We look forward to your reply.
返信をお待ちしています。
If you have any questions,please feel free to contact us.
何か質問がありましたら遠慮しないで連絡してください。
最後の締めくくり、結びの言葉
よく英語のメールの最後に ” Best regards, ” と書いてあります。
私は今まで意味が分からずすべて ” Best regards, “と書いていましたが、調べてみると場面に応じて選んだ方がよいことがわかりました。
客先であれば ” Sincerely ” の方が無難ですね。
私は同社の海外スタッフが相手なので、これまで通り ” Best regards, “で行こうと思います。
| 結びの言葉 | 場面 | 意味 |
|---|---|---|
| Sincerely | ビジネスフォーマル | 心から |
| Regards | ビジネス、カジュアル | 敬意 |
| Best Wishes | カジュアル | 幸運を祈る |
今回は以上です。
英語でのメールの書き方について英語初級者向けの視点でまとめてみました。
参考になれば幸いです。
こちらのブログ記事「エンジニアのための覚えておきたい英語」ではその他にもエンジニアがよく使う英語フレーズを例文付きでまとめています。
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